En el altamente competitivo mundo de las Ventas por Catálogo, Grattan es una de las principales firmas, con el mayor almacén único de ventas por correo en el Reino Unido. No sorprende que, la clave para mantener esa posición líder haya sido la continua inversión en moderna tecnología de almacenamiento, siendo el principal objetivo estratégico reducir el tiempo de espera de los pedidos.

El primer paso fundamental para este proceso fue la transformación original de 20,6 hectareas de terreno industrial abandonado en un almacén y complejo de distribución de 80.000 metros cuadrados en tan solo 26 meses. Al personal de Grattan le encanta recordar algunas de las estadísticas más interesantes asociadas al proyecto, que incluyen:-

2.000 metros cúbicos de residuos tóxicos fueron neutralizados y eliminados de los cimientos de la tintorería existente

10.000 metros cúbicos de restos de televisiones fueron eliminados del lugar Se cerraron 3 pozos de mina abandonados

4.500 toneladas de lechada se bombearon en un laberinto de túneles que existía de antiguas construcciones de piedra

¡y la lista continúa!

Junto a la creación de la nueva instalación centralizada, con base en Listerhills, Bradford, hubo un claro reenfoque en términos de la infraestructura IT necesaria para apoyar semejante empresa.

El principal requisito de cambio fue la necesidad de mejorar más la disponibilidad de existencias y el servicio a los clientes en lo relativo al tiempo para procesar y entregar un pedido. Otro requisito fue cambiar la estructura de los sistemas informáticos a partir de un concepto de compañía única, cliente único y almacén único a una filosofía de multicompañía, multicliente y multialmacén. El trabajo de un hombre correspondiente a dos años fue el tiempo que dedicaron los propios programadores de Grattan a la creación de nuevos sistemas y procesos, basado en un ordenador central DEC VAX, lo que dió como resultado:-

(i) un sistema de existencias en tiempo real, de modo que las entregas pueden recibirse durante el día y las existencias estar a disposición del cliente mucho antes.

(ii) los pedidos hechos durante el día hasta una cierta hora son procesados y empaquetados ese día y, para los pedidos por teléfono, entregados en un ciclo de 48 horas.

(iii) nuevos métodos para la gestión de pedidos y transmitir información a los Sistemas de Información de Mercancías y Contabilidad de Proveedor están teniendo un efecto positivo en toda la cadena de suministro.

Los sistemas IT soportan una infraestructura de almacén que emplea un nivel de automatización extremadamente alto, sobre todo en las naves de cajas de cartón y paletas. Grattan colaboró estrechamente con otra organización con base en Bradford, Belgravium, para desarrollar operaciones inalámbricas en tiempo real para las grúas de la Compañía operadas por hombres.

De hecho, todo el proceso se centra alrededor del soporte de discretos lanzamientos de catálogo. Cualquier mejora de actividad que extienda eficazmente la ‘vida’ del catálogo tiene un efecto evidentemente positivo en Grattan. El proceso se inicia con los equipos de comercialización de Grattan que deciden sobre el contenido del Catálogo. Una vez se han negociado los contratos adecuados con el proveedor y se han acumulado existencias, se pide a los proveedores que concierten citas antes de la entrega de la mercancía. Siempre y cuando la posterior entrega sea aceptable, la mercancía se entrega en el almacén de recepción de Cajas de Cartón o Paletas y se descarga en un sistema transportador.

A cada caja se le otorga un código de barras y la información es capturada. Tras verificar la clave, las cajas de cartón son transportadas a la Nave Almacén de Cajas de Cartón donde se guardan. La nave almacén de cajas de cartón original lleva operando desde 1989. 16 grúas conducidas por hombres, y cada una equipada con terminales de datos, sirven cada una a un pasillo. El almacén tiene una capacidad total de almacenamiento de más de 350.000 cajas y el rendimiento es de unas 2400 cajas por hora tanto entrando como saliendo. La secuencia operativa es:-

El ordenador dirige la grúa a la primera ubicación de recogida.

Recoge la primera caja del estante y lee el código de barras.

Se proporciona y pega en la parte superior de la caja la etiqueta de código de barras de ubicación de envío.

La caja recogida se coloca en la grúa transportadora de salida.

Se guarda la primera caja de entrada en el espacio libre.

Lectura del código de barras para confirmar la colocación en el ordenador central

El ordenador dirige la grúa a la siguiente ubicación de recogida.

Las grúas se posicionan y trasladan de un lugar a otro por ordenador. El conductor está ahí, para manipular las distintas formas y tamaños de las cajas recibidas. El modo de operación empleado en el área almacén de cajas ha sido todo un éxito, dando como resultado la reciente decisión de invertir otros 4 millones de libras esterlinas (unos 1000 millones de pesetas) para ampliar el área con el objetivo específico de prolongar la vida de los catálogos Grattan.

La extensión ha supuesto que el área de almacenamiento pase de los 16 pasillos anteriormente mencionados a 22, permitiendo dicha capacidad extra extender la vida de los Catálogos “Look Again” y “Grattan” en cinco semanas. La nueva instalación de almacenamiento de cajas, que empezó a funcionar a finales de 1996, cuenta actualmente con capacidad para 480.000 cajas. Al comentar el nuevo sistema, el director de almacén y operaciones con el cliente de Grattan, Norman Finnigan dice: “La decisión de construir la extensión respondió a nuestro rápido incremento en las ventas que han supuesto una presión extra en la actual instalación de almacén de existencias.La clave para la economía del sistema de gestión es la extremadamente alta proporción de recogida que podemos conseguir, carente de errores, y que típicamente supera los 3.300 ciclos por hora.

Los clientes deberían percibir ventajas inmediatas en lo que respecta al servicio mejorado y la posibilidad de adquirir artículos más avanzada la temporada. El equipo de Belgravium ha contribuido mucho al buen funcionamiento de la operación. Al no haber encontrado problemas, no dudamos en utilizar más terminales de Belgravium en la nueva extensión. El uso de terminales inalámbricas, vehículos autodirigidos, varias grúas completamente automáticas y unidades portátiles de captura de datos, nos han proporcionado una capacidad en tiempo real que creemos que no tiene paragón en nuestro sector del mercado.”